Outlook 的行事曆使用小技巧

Outlook 這套工具不用多作介紹，這篇主要在分享使用 Outlook 行事曆時，一些個人覺得好用但又不容易被發現的使用技巧。

顯示行事曆區間

Outlook 行事曆預設可以使用日、工作日、周、月的區間來顯示行事曆，這可以在上方的 View 選單中做點選。

不過有時候這些區間可能和我們想關注的時間區間不同，這時候可以在左側日曆中，用滑鼠去點選區間，就可以改變行事曆的顯示區間。

例如只要顯示某連續三天的行事曆，就可以在日曆中點選連續三天的區間，這樣就可以顯示連續三天的行事曆，如下圖：

用類別來顏色標記重要會議和約會

預設行事曆上每個會議和約會都是使用同一個顏色顯示，我們可以使用類別來顏色標記重要的會議和約會，如下圖：

你也可以自訂該顏色的名稱（或意義），也可以設定快捷鍵，方便你直接用鍵盤快速標記顏色，如下圖的設定：

自訂顯示內容

當行事曆上充滿著團隊的動態時，很容易把自己的會議和約會掩埋在行事曆上，這時候可以自訂行事曆上的顯示內容。

首先在 Change View 下點選 Manage Views，如下圖：

接著新增一個 View，如下圖：

在 View 的過濾條件中，我們可以設定只顯示指定的類別，或使用其他設定來篩選出你想要顯示的內容，如下圖：

我這裡會在基本條件設定完之後，使用 SQL 來微調過濾條件，這邊所指的 SQL　其實背後是用　DASL 查詢語法，如下圖：

以我個人來說，會使用下面這段 SQL 只會顯示行事曆主旨有 Poy 關鍵字，以及另外三個類別的會議和約會：

(
"http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x0037001f" LIKE '%Poy%' OR
"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'Work From Home' OR
"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = '放假/請假' OR
"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = '注意！'
)

另外，下面這兩個也是推薦使用的過濾條件，可以將必須出席和列席的會議邀請，以及需要回覆邀請的會議顯示出來，個人覺得相當實用：

(
"urn:schemas:httpmail:displayto" LIKE '%Poy%' OR
"urn:schemas:httpmail:displaycc" LIKE '%Poy%' OR
"http://schemas.microsoft.com/mapi/response_requested" = 1
)

再來，時間一久，行事曆上的資訊越來越滿的時候，會想要將一些不需要關注的項目在視線中移除，這時候我會特別做一個 不顯示 的類別，然後設定在另一個段落，專門處理指定不想顯示的會議和約會，：

(
-- 這邊放要顯示的過濾條件
-- 略...
) AND
(
-- 這邊放要不顯示的過濾條件
"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" != '不顯示'
)

最後，當你要切換檢視的 View 時，只要在 Change View 選擇你自訂好的 View，就可以只顯示你關注的內容，呈現結果如下圖：

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參考資料：

• Finding DASL Property Names