Outlook 這套工具不用多作介紹,這篇主要在分享使用 Outlook 行事曆時,一些個人覺得好用但又不容易被發現的使用技巧。

顯示行事曆區間

Outlook 行事曆預設可以使用日、工作日、周、月的區間來顯示行事曆,這可以在上方的 View 選單中做點選。

預設可以使用日、工作日、周、月的區間

不過有時候這些區間可能和我們想關注的時間區間不同,這時候可以在左側日曆中,用滑鼠去點選區間,就可以改變行事曆的顯示區間。

例如只要顯示某連續三天的行事曆,就可以在日曆中點選連續三天的區間,這樣就可以顯示連續三天的行事曆,如下圖:

在日曆上用滑鼠選取要顯示的區間

用類別來顏色標記重要會議和約會

預設行事曆上每個會議和約會都是使用同一個顏色顯示,我們可以使用類別來顏色標記重要的會議和約會,如下圖:

在會議和約會上按滑鼠右鍵標記顏色

你也可以自訂該顏色的名稱(或意義),也可以設定快捷鍵,方便你直接用鍵盤快速標記顏色,如下圖的設定:

設定顏色、文字、快捷鍵

自訂顯示內容

當行事曆上充滿著團隊的動態時,很容易把自己的會議和約會掩埋在行事曆上,這時候可以自訂行事曆上的顯示內容。

首先在 Change View 下點選 Manage Views,如下圖:

在 Change View 下點選 Manage Views

接著新增一個 View,如下圖:

新增一個 View

在 View 的過濾條件中,我們可以設定只顯示指定的類別,或使用其他設定來篩選出你想要顯示的內容,如下圖:

在條件中設定過濾,只顯示指定的類別

我這裡會在基本條件設定完之後,使用 SQL 來微調過濾條件,這邊所指的 SQL 其實背後是用 DASL 查詢語法,如下圖:

使用 SQL 的方式來設定過濾條件

以我個人來說,會使用下面這段 SQL 只會顯示行事曆主旨有 Poy 關鍵字,以及另外三個類別的會議和約會:

(
"http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x0037001f" LIKE '%Poy%' OR
"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = 'Work From Home' OR
"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = '放假/請假' OR
"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" = '注意!'
)

另外,下面這兩個也是推薦使用的過濾條件,可以將必須出席列席的會議邀請,以及需要回覆邀請的會議顯示出來,個人覺得相當實用:

(
"urn:schemas:httpmail:displayto" LIKE '%Poy%' OR
"urn:schemas:httpmail:displaycc" LIKE '%Poy%' OR
"http://schemas.microsoft.com/mapi/response_requested" = 1
)

最後,當你要切換檢視的 View 時,只要在 Change View 選擇你自訂好的 View,就可以只顯示你關注的內容,呈現結果如下圖:

呈現結果


參考資料:


Poy Chang

Trial and Error